PROSEDUR APLIKASI/PERMOHONAN SERTIFIKASI
- Pemohon Sertifikasi (PHL maupun Verifikasi Legalitas Hasil Hutan) calon klien, dapat menggunakan Surat Aplikasi Sertifikasi sebagai berikut : (Form Aplikasi PHL, Form Aplikasi VLHH-Hutan , Form Aplikasi VLHH-Industri), atau dengan menghubungi PT. Almasentra Sertifikasi melalui email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. atau melalui facsimile ke nomor 021-78838339, atau melaui telepon ke nomor 021-78838340/41 atau melalui pos ke alamat kantor Almasentra Sertifikasi.
- Surat Aplikasi sertifikasi yang dikirimkan ke PT. Almasentra Sertifikasi harus ditembuskan ke Dirjen PHL (KLHK), Kepala Dinas Provinsi dan Kepala Balai BPHL.
- Dalam hal aplikan mengajukan permohonan penilaian kinerja PHL secara multilokasi (multisite), maka Almasentra Sertifikasi menindaklanjutinya dengan meminta hasil internal audit secara keseluruhan lokasi (100%).
- Dokumen aplikasi yang dikirimkan pemohon ke PT. Almasentra Sertifikasi, bisa berupa softcopy dan/atau hardcopy.
- Manajer Sertifikasi dan/atau Staff Sertifikasi bertanggung jawab untuk menerima dan meregister setiap dokumen aplikasi yang dikirim oleh pemohon sertifikasi ke PT. Almasentra Sertifikasi.
- Manajer Sertifikasi akan melaksanakan kajian permohonan terhadap formulir aplikasi yang diterima dan memelihara rekaman aplikasi sertifikasi pemohon untuk menjamin :
- Semua informasi pemohon yang dipersyaratkan dalam formulir aplikasi telah dilengkapi oleh pemohon sertifikasi,
- PT. Almasentra Sertifikasi mampu melaksanakan sertifikasi yang diminta oleh pemohon sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi,
- Menganalisis tingkat kompleksitas dan aksesibilitas pemohon sertifikasi guna menentukan kompetensi personel sertifikasi dan keperluan jumlah personel sertifikasi,
- Menghilangkan perbedaan pengertian antara PT. Almasentra Sertifikasi dengan pemohon sertifikasi,
- Pemohon sertifikasi tidak terkait dengan PT. Almasentra Sertifikasi perihal kepemilikan, konsultasi, atau hal-hal lainnya yang dapat mempengaruhi prinsip ketidakberpihakan dan independensi proses sertifikasi.
- Dalam melakukan tinjauan terhadap formulir aplikasi, Manajer Sertifikasi akan memastikan bahwa formulir aplikasi dari pemohon sertifikasi sudah terisi dengan lengkap, untuk menjamin bahwa :
- Informasi yang diberikan tentang atau mengenai pemohon sertifikasi dan pengelolaannya sudah cukup untuk dilakukan audit,
- Persyaratan pemohon untuk sertifikasi telah disediakan dan secara jelas ditetapkan,
- Informasi terkait status sertifikasi bahan baku dan/atau supplier bahan baku telah didefinisikan dengan jelas (khusus untuk aplikan VLK Industri),
- Informasi terkait keberadaan sub-kontrak pemohon telah didefinisikan dengan jelas,
- Ruang lingkup sertifikasi termasuk lokasi operasional pemohon sudah ditetapkan secara jelas,
- Ruang lingkup sertifikasi sesuai dengan Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan No SK. 9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022.
- Manajer Sertifikasi akan mengusulkan alokasi waktu audit, alokasi HOK (Hari Orang Kerja), dan kompleksitas sertifikasi kepada Direktur Almasentra.
- Jika ada informasi yang kurang atau tidak jelas, Manajer Sertifikasi akan segera menghubungi pemohon sertifikasi untuk melengkapi informasi yang kurang atau tidak jelas tersebut.
- Jika ruang lingkup sertifikasi pemohon di luar ruang lingkup akreditasi PT. Almasentra Sertifikasi dan/atau pemohon sertifikasi terkait dengan kegiatan PT. Almasentra Sertifikasi dan/atau pengurus, karyawan atau pemegang sahamnya yang akan menyebabkan ancaman ketidakberpihakan dan/atau independensi pelaksanaan proses sertifikasi maka proses sertifikasi tidak boleh dilanjutkan.
- Manajer Sertifikasi memberikan rekomendasi Hasil Kajian Aplikasi PHL /Hasil Kajian Aplikasi VLHH kepada Direktur Almasentra untuk menentukan dapat/tidaknya proses sertifikasi tersebut dilakukan.
- Setelah menerima hasil kajian aplikasi, Direktur Almasentra akan segera mengirimkan Surat Hasil Kajian Aplikasi PHL /Surat Hasil Kajian Aplikasi VLHH kepada pemohon sertifikasi.
- Jika proses sertifikasi bisa dilanjutkan rekomendasi hasil kajian tersebut juga termasuk rekomendasi kisaran biaya sertifikasi.