SERTIFIKASI PHL PBPH HUTAN PRODUKSI

1. Penilikan dilakukan kepada pemegang S-PHL PBPH/hak pengelolaan.
2. Penilikan dilakukan setiap:
1. 24 (dua puluh empat) bulan sekali, terhadap pemegang PBPH dan pemegang Hak Pengelolaan yang memiliki S-PHL dengan predikat baik;
2. 18 (delapan belas) bulan sekali, terhadap pemegang PBPH dan pemegang Hak Pengelolaan yang memiliki S-PHL dengan predikat sedang;
3. 12 (dua belas) bulan sekali, terhadap pemegang PBPH dan pemegang Hak Pengelolaan yang memiliki S-Legalitas;
3. Surat pemberitahuan jadwal penilikan dikirimkan kepada auditi enam bulan sebelum jatuh tempo jadwal penilikan.
4. Surat permintaan data akan dikirimkan setelah diterimanya konfirmasi kesediaan Auditi untuk dilaksanakan Audit Penilikan.
5. Persiapan Audit
1. Pembentukan Tim Audit Penilikan
2. Menyampaikan surat pemberitahuan rencana penilikan kepada Direktur dilengkapi dengan daftar nama dan waktu pelaksanaan penilikan.
3. LPVI mempublikasikan rencana penilikan di website LPVI, website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) paling lambat 7 hari kalender sebelum pelaksanaan.
6. Audit Tahap 1
1. Melakukan kajian terhadap dokumen auditi
2. Menyusun Rencana Audit kapangan
7. Koordinasi Teknis dengan KLHK
8. Audit Tahap II dengan kegiatan :
1. Melakukan koordinasi awal dengan Instansi Kehutanan Propinsi dan Balai
2. Melakukan Pertemuan pembukaan dengan Auditi
3. Melakukan Verifikasi dokumen dan observasi lapangan
4. Melakukan Pertemuan penutupan dengan Auditi
5. Melakukan Koordinasi Akhir dengan instansi kehutanan Propinsi dan Balai
9. Tim Audit menyelesaikan penyusunan laporan dalam 21 (dua puluh satu) hari kalender sejak pertemuan penutupan.
10. Pengambilan keputusan dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang berstatus personil tetap.
11. Keputusan hasil penilikan dapat berupa kelanjutan (termasuk perubahan predikat kinerja), pembekuan atau pencabutan S-PHL.
12. Hasil Keputusan Penilikan akan disampaikan kepada auditi sehari setelah tanggal Pengambilan Keputusan.
13. Kegiatan penilikan sampai dengan pengambilan keputusan dan pemberitahuan hasil keputusan penilikan kepada auditi, diselesaikan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak pertemuan penutupan atau 42 (empat puluh dua) hari sejak pertemuan pembukaan .
14. Hasil penilaian penilikan dalam bentuk Keputusan Sertifikasi dan Resume Laporan akan dipublikasikan di website www.almasentra.com dan website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.

1. Re-Sertifikasi VLHH Kayu diberlakukan terhadap selain pemegang PBPH dan Hak Pengelolaan
2. Auditi mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada LPVI paling lambat 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku S-Legalitas.
3. Terhadap kepemilikan S-Legalitas yang diperoleh secara berkelompok (group certification atau multisite certification), verifikasi pada proses re-sertifikasi dilakukan sesuai ketentuan pada sertifikasi awal
4. Keputusan hasil re-sertifikasi ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku S-Legalitas.

1. Audit khusus dilakukan untuk menindaklanjuti hal-hal sebagai berikut:
1. Rekomendasi dari Tim Ad Hoc Penyelesaian Keluhan atau Banding (sesuai dengan ketentuan penyelesaian keluhan dan banding) terkait keluhan dari Pemantau Independen atas kinerja Auditee.
2. Informasi dari pemerintah atau pemerintah daerah yang menunjukkan bahwa Auditee tidak memenuhi lagi persyaratan PHPL sesuai standar yang berlaku.
3. Keperluan untuk mengaktifkan kembali pembekuan sertifikat.
2. Sebelum dilaksanakan audit khusus, akan dilakukan konfirmasikan kepada Auditi tentang waktu pelaksanaan audit khusus selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan audit khusus.
3. Pelaksanaan Audit khusus, pengambilan keputusan dan pemberitahuan hasil keputusan audit khusus, diselesaikan paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender.
4. Audit khusus yang ditujukan untuk pengaktifan kembali S-PHL yang dibekukan, hasil keputusan sertifikasi tidak boleh melewati batas akhir masa pembekuan S-PHL.
5. Keputusan dan resume hasil audit khusus akan diumumkan melalui di website LPVI, website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) selambat lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.
6. Auditi yang tidak bersedia dilaksanakan audit khusus sesuai rekomendasi Tim Ad Hoc Penyelesaian Keluhan atas keluhan yang diajukan oleh Pemantau Independen akan dilakukan pencabutan S-PHL auditi, dan mengumumkan pencabutan S-PHL Auditi melalui website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) dilengkapi dengan dokumen keluhan.
7. Auditi tidak bersedia dilaksanakan audit khusus atas Data dan informasi dari pemerintah atau pemerintah daerah yang menunjukkan bahwa Auditi tidak memenuhi lagi persyaratan PHL sesuai standar yang berlaku, akan dilakukan pembekuan S-PHL auditi, dan mengumumkan melalui website Kementerian (www.silk.menlhk.go.id) dilengkapi dengan dokumen keluhan.

I. PEMBEKUAN

1. Hal-hal yang menyebabkan S-PHL dibekukan :
1. Pemegang S-PHL tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam prosedur LPVI.
2. Tindak lanjut hasil keputusan penilikan atau audit khusus.
3. Jika dikemudian hari Pemegang S-PHL terbukti tidak mengungkapkan data yang benar dan berpengaruh terhadap keputusan sertifikasi.
2. Jangka waktu pembekuan S-PHL adalah paling lama 3 (tiga) bulan.
3. Mekanisme audit untuk pengaktifan kembali S-PHL yang dibekukan baik karena tidak melakukan penilikan maupun izin auditee dibekukan, dilakukan melalui audit khusus yang harus diselesaikan dalam jangka waktu 3 bulan dari sejak dibekukan.
4. Biaya pelaksanaan audit khusus dibebankan kepada Auditi
5. Melakukan pemberitahuan secara tertulis kepada Kementerian LHK perihal pembekuan S-PHL Auditi.
6. Mempublikasikan pembekuan S-PHL auditi di website Almasentra Sertifikasi (www.almasentra.com) dan website Kementerian LHK (www.silk.menlhk.go.id).

II. PENCABUTAN

1. Hal-hal yang menyebabkan S-PHL dicabut:
1. Pemegang S-PHL tetap tidak bersedia dilakukan penilikan sampai dengan 3 (tiga) bulan penetapan pembekuan sertifikat.
2. Pemegang S-PHL selama 3 (tiga) bulan masa pembekuan sertifikat, tidak mampu melengkapi kekurangan data dan informasi penyebab pembekuan S-PHL.
3. Telah mendapatkan putusan hukum yang berkekuatan hukum tetap (inkracht van gewijsde) akibat adanya pelanggaran antara lain:
1. melakukan penebangan di luar blok yang sudah ditentukan,
2. pelanggaran Hak Azasi Manusia (HAM),
3. membeli dan/atau menerima dan/atau menyimpan dan/atau mengolah dan/atau menjual kayu ilegal,
4. melakukan pembakaran hutan di areal kerjanya.
5. Pemegang S-PHL kehilangan hak untuk menjalankan usahanya atau izin usahanya dicabut.
2. Melakukan pemberitahuan secara tertulis kepada Kementerian LHK perihal pencabutan S-PHL Auditi.
3. Mempublikasikan pencabutan S-PHL auditi di website Almasentra Sertifikasi (www.almasentra.com) dan website Kementerian LHK (www.silk.menlhk.go.id).

I. Ketentuan Umum

1. Transfer sertifikasi adalah mekanisme pengalihan layanan sertifikasi dari LPVI ke LPVI lainnya.
2. LPVI asal/penerbit dengan LPVI penerima transfer harus memiliki ruang lingkup akreditasi yang sama
3. Transfer sertifikasi tidak mengubah siklus sertifikasi.
4. Transfer sertifikasi dilakukan paling lambat 6 (enam) bulan sebelum masa berlaku sertifikat berakhir
5. Transfer sertifikat diperbolehkan dengan alasan :
1. Permintaan pemegang S-Legalitas; atau
2. LPVI dicabut akreditasinya oleh KAN

II. Transfer sertifikasi atas permintaan Auditi/Pemegang Sertifikat

1. Transfer sertifikat dilakukan bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
2. Auditi menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi.
3. Auditi mengajukan Surat Permohonan transfer sertifikasi dan ditembuskan kepada Direktur, KAN, Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan Kepala Dinas Kabupaten/Kota.
4. Melakukan koordinasi data dan informasi Auditi dengan LPVI penerbit untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi.
5. Kajian dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi atau kajian lapangan jika diperlukan.
6. Dalam hal tidak tersedia informasi yang memadai dari LPVI penerbit, akan dilakukan kajian lapangan.
7. Kajian transfer sertifikasi akan didokumentasikan dan mencakup hal hal sebagai berikut :
1. Kajian kesesuaian ruang lingkup akreditasi.
2. Memastian bahwa transfer sertifikasi tidak dikarenakan adanya ketidaksesuaian, pembekuan dan pencabutan sertifikat.
3. Validitas sertifikasi dan lingkup sertifikasi yang akan dipindahkan.
4. Kajian keberadaan ketidaksesuaian yang belum ditutup oleh LPVI sebelumnya.
5. Kajian catatan proses sertifikasi atau checklist yang tersedia.
6. Akan dikaji catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
7. Kajian tahapan siklus sertifikasi.
8. Kajian kepatuhan hukum Auditi.
8. Keputusan transfer sertifikasi tergantung pada kondisi yang ada dan tingkat permasalahan yang ditemukan.
9. Dalam hal informasi sebagai dasar kajian tidak tersedia secara memadai, akan dilakukan koordinasi dengan Auditi untuk dilakukan sertifikasi awal.
10. Dalam hal terdapat keraguan informasi atas sertifikasi yang ada, akan dilakukan koordinasi dengan Auditi untuk dilakukan sertifikasi awal.
11. Dalam hal jatuh tempo penilikan telah melewati batas waktu 3 bulan. akan dilakukan koordinasi dengan Auditi untuk dilakukan sertifikasi awal.
12. Dalam hal masih terdapat ketidaksesuaian, akan dilakukan pemastian bahwa ketidaksesuaian tersebut dapat ditutup.
13. AKan diterbitkan sertifikat dalam hal hasil kajian tidak ditemukan indikasi ketidaksesuaian dan potensi masalah.
14. Program penilikan berikutnya mengacu pada jadwal penilikan siklus audit awal.
15. Apabila terdapat keraguan atas sertifikasi yang ada setelah dilakukan kajian LPVI penerima harus:
16. Keputusan transfer sertifikat dipublikasikan di website www.almasentra.com dan, laman SILK (http://silk.menlhk.go.id) paling lama 7 (tujuh) hari kalender setelah keputusan menerima transfer sertifikat.
17. Auditi melaporkan transfer sertifikat secara tertulis kepada Direktur dengan tembusan KAN disertai dengan alasannya dan dilampiri dengan surat pernyataan terjaminnya integritas dan kredibilitas sertifikasi dan copy surat perjanjian kontrak dengan LPVI penerima sertifikasi,selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah tanggal kontrak.

III. Transfer sertifikasi karena LPVI Dicabut Akreditasinya

1. LPVI yang dicabut akreditasinya wajib mentransfer Sertifikat yang telah diterbitkan kepada LPVI lain dengan ruang lingkup akreditasi yang sama dan dengan persetujuan LPVI penerima dan Auditi.
2. Personil LPVI penerima transfer berkoordinasi dengan personil LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi.
3. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-Legalitas.
4. Transfer sertifikat diajukan oleh LPVI yang dicabut akreditasinya kepada LPVI lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
5. Biaya yang menyertai transfer Sertifikat kepada LPVI yang dicabut akreditasinya.
6. Sertifikat yang sedang dibekukan otomatis berakhir dan dapat mengajukan sertifikasi awal kepada LPVI yang lain

IV. Transfer sertifikasi karena LPVI habis masa berlaku akreditasinya.

1. LPVI yang telah habis masa berlaku akreditasinya wajib mentransfer Sertifikat yang telah diterbitkan kepada LPVI lain dengan ruang lingkup akreditasi yang sama dan dengan persetujuan LPVI penerima dan Auditi.
2. Transfer sertifikasi LPVI yang telah habis masa berlaku akreditasinya hanya dapat dilakukan dalam jangka waktu tidak melebihi 40 (empat puluh) hari kalender sejak habis masa berlaku akreditasinya.
3. Personil LPVI penerima transfer berkoordinasi dengan personil LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi.
4. Dalam hal tidak adanya persetujuan dari calon LPVI penerima sertifikasi, maka diajukan sebagai sertifikasi awal.
5. Transfer sertifikat diajukan oleh LPVI yang berakhir akreditasinya kepada LPVI lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
6. Biaya yang menyertai transfer Sertifikat dibebankan kepada kepada LPVI yang dicabut akreditasinya.
7. Sertifikat yang sedang dibekukan otomatis berakhir dan dapat mengajukan sertifikasi awal kepada LPVI yang lain