Image

Almasentra Sertifikasi
Image




SERTIFIKASI VLHH KAYU


I. Permohonan VLHH Kayu

    1. Auditi mengajukan permohonan VLHH Kayu kepada LPVI memuat ruang lingkup VLHH Kayu, profil auditi, dan informasi lain yang diperlukan dalam proses VLHH Kayu, termasuk laporan hasil verifikasi sebelumnya bagi yang pernah mendapatkan S-Legalitas.
    2. Permohonan VLHH Kayu dapat diajukan secara berkelompok oleh:
        1. Pemegang PBPHH kapasitas produksi < 6.000 (kurang dari enam ribu) meter kubik per tahun; atau
        2. Pemegang Perizinan Berusaha untuk kegiatan usaha industridengan kategori Kecil dan Menengah; atau
        3. TPT-KB yang seluruh kayunya dari hasil tanaman budidaya hutan hak dan/atau Hak Pengelolaan; dan dapat difasilitasi oleh Kementerian atau pemerintah daerah.
    3. Untuk permohonan VLHH Kayu secara berkelompok, anggota kelompok dapat terdiri dari ruang lingkup yang berbeda yaitu PBPHH, PB untuk kegiatan Usaha Industri, dan/atau TPT-KB sebagaimana dimaksud butir 2, dengan masa berlaku sertifikat dan periode penilikan diambil yang paling pendek.
    4. Permohonan VLHH Kayu dapat diajukan secara multilokasi terhadap PB dengan 1 (satu) entitas legalitas.
    5. Sebelum melakukan kegiatan VLHH Kayu, LPVI melakukan pengkajian permohonan VLHH Kayu dan memelihara rekamannya untuk menjamin agar:
        1. Persyaratan VLHH Kayu didefinisikan dengan jelas, dipahami, dan didokumentasikan;
        2. Tidak terdapat perbedaan pengertian mengenai ruang lingkup dan standar VLHH Kayu antara LPVI dan auditi;
        3. LPVI mampu melaksanakan VLHH Kayu yang diminta, dan menjangkau lokasi operasi auditi.
        4. LPVI melakukan mitigasi risiko dengan memperhatikan prinsip-prinsip kredibilitas SVLK.
    6. LPVI menginformasikan kepada auditi terkait status dan ruang lingkup akreditasi.
    7. LPVI menyelesaikan urusan kontrak kerja dengan auditi.

II. Perencanaan VLHH Kayu

    1. LPVI mempersiapkan rencana kegiatan VLHH Kayu, antara lain:
        1. Penunjukan personil Tim Audit, yang terdiri dari yaitu:
          1. PBPHH kapasitas produksi ≥ 6.000 ( lebih dari atau sama dengan enam ribu) meter kubik per tahun dan PB untuk kegiatan Usaha Industri kategori besar sekurang kurangnya 2 (dua) orang auditor dengan ketua tim audit yang ditunjuk berstatus auditor tetap;
          2. PBPHH kapasitas produksi < 6.000 (kurang dari enam ribu) meter kubik per tahun, serta PB untuk kegiatan Usaha Industri dengan kategori Kecil, dan Menengah sekurang-kurangnya 1 (satu) orang Auditor yang berkualifikasi lead auditor;
          3. TPT-KB, Eksportir, dan Importir sekurang-kurangnya 1 (satu) orang Auditor yang berkualifikasi lead auditor.
          4. Penentuan jumlah anggota Tim Audit oleh LPVI berdasarkan pada analisis kebutuhan dan beban kerja.
        2. LPVI melakukan Audit tahap 1 untuk memastikan kecukupan dokumen dan proses produksi sudah dilakukan.
        3. Jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan VLHH Kayu.
        4. Dokumen kerja auditor.
    2. LPVI menyampaikan secara tertulis kepada Kementerian tentang rencana pelaksanaan VLHH Kayu selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum rencana pelaksanaan VLHH Kayu dengan tembusan UPT dan SKPD terkait, serta menyampaikan surat pemberitahuan kepada PI tentang rencana pelaksanaan (jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan, tim audit, disertai dengan informasi profil singkat auditi).
    3. LPVI mengumumkan rencana pelaksanaan VLHH Kayu di laman LPVI dan di laman Kementerian LHK http://silk.menlhk.go.id (SILK) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan VLHH Kayu.
    4. Berdasarkan pengumuman rencana VLHH Kayu oleh LPVI, UPT dan SKPD terkait serta PI dapat memberikan informasi terkait auditi tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam proses VLHH Kayu.
    5. LPVI menginformasikan kepada auditi mengenai dokumen yang diperlukan dalam proses VLHH Kayu dan meminta auditi untuk menunjuk Manajemen Representatif.
    6. Dalam hal terdapat perubahan rencana audit VLHH Kayu sebagaimana dimaksud butir (2) pihak LPVI wajib menyampaikan perubahan rencana kepada auditi dan Kementerian melalui SILK.
    7. Auditi membuat Pakta Integritas yang ditandatangani pimpinan perusahaan dan bermeterai terkait kebenaran data yang diverifikasi.
    8. Dalam hal VLHH Kayu dilakukan secara remote audit, maka LPVI perlu melakukan mitigasi risiko dengan memperhatikan prinsip kredibilitas SVLK.

III. Pelaksanaan VLHH Kayu

    1. Pertemuan Pembukaan
        1. Pertemuan Pembukaan adalah pertemuan antara auditor dengan auditi yang bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur verifikasi, serta meminta surat kuasa dan/atau surat tugas Manajemen Representatif dan pakta integritas.
        2. Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi data-data yang dibutuhkan oleh auditor dapat dipenuhi oleh auditi.
        3. Hasil pertemuan dituangkan dalam bentuk Notulensi Pertemuan Pembukaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan.
    2. Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan
        1. Verifikasi dokumen adalah kegiatan yang dilakukan oleh auditor untuk menghimpun, mempelajari data dan dokumen auditi, dan menganalisis menggunakan Standar Legalitas yang ditetapkan pada ketentuan ini. Dalam hal auditi tidak dapat menunjukkan dokumen yang diperlukan untuk dilakukan verifikasi, maka verifier yang terkait dengan dokumen tersebut dinyatakan “Tidak Memenuhi”.
        2. Observasi lapangan adalah kegiatan yang dilakukan oleh auditor untuk menguji kebenaran data dokumen melalui pengamatan, pencatatan, uji petik dan penelusuran, dan menganalisis menggunakan Standar Legalitas yang telah ditetapkan untuk dapat melihat pemenuhannya.
        3. Penentuan jumlah sample pada uji petik didasarkan pada populasi dengan menggunakan intensitas sampling sesuai kaidah statistik.
        4. Dalam hal PBPHH, pengukuran dilakukan oleh petugas Auditi yang berkualifikasi pengukuran dan pengujian didampingi oleh Auditor LPVI.
        5. Penetapan sample data pada uji petik ditetapkan oleh Auditor pada selang data periode verifikasi dan mewakili keterwakilan dari populasi (dokumen/jenis sortimen).
        6. Terhadap sample kayu yang menggunakan barcode, LPVI melakukan pengecekan ke operator SIPUHH.
        7. Terhadap kayu yang masuk dalam daftar CITES atau dibatasi perdagangannya, apabila diperlukan dapat dilakukan uji laboratorium atau aplikasi identifikasi jenis kayu.
        8. Terhadap PBPHH yang mengolah kayu bulat hasil bongkaran yang mendapatkan izin dari Dinas yang membidangi kehutanan, disertai dengan dokumentasi foto, dan apabila diperlukan dapat dilakukan uji laboratorium atau aplikasi identifikasi jenis kayu.
        9. Dokumentasi lapangan memuat informasi waktu pengambilan gambar dan koordinat.
        10. Terhadap verifier yang tidak relevan dengan kondisi auditi, maka tidak dinilai (Not Applicable/N.A.).
        11. Terhadap verifier terkait bahan baku pada saat verifikasi awal, pada:
          1. PBPHH dan/atau PB Untuk Usaha Industri yang baru beroperasi, wajib terdapat bahan baku yang sesuai dengan dokumen angkutan pada saat dilakukan VLHH Kayu,
          2. Eksportir atau Importir, wajib terdapat kontrak kerjasama dengan pemasok pada saat dilakukan VLHH Kayu dan riwayat rekaman kerjasama yang dimiliki,
          3. TPT-KB tidak terdapat kayu bulat pada saat VLHH Kayu, wajib terdapat catatan penerimaan dan/atau penjualan kayu bulat sejak SK Penetapan.
        12. Verifikasi dan observasi lapangan dilakukan paling lama 10 (sepuluh) hari kalender, dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan.
        13. Dalam hal verifikasi dokumen dilaksanakan secara remote audit, maka Auditi menyampaikan dokumen dalam bentuk rekaman yang memuat informasi waktu dan koordinat.
    3. Pertemuan Penutupan
        1. Pertemuan Penutupan adalah pertemuan antara auditor dengan auditi untuk memaparkan hasil VLHH Kayu dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan di lapangan.
        2. Dalam hal terdapat temuan ketidaksesuaian diberikan kesempatan kepada auditi untuk menyampaikan tindakan perbaikan paling lama 14 (empat belas) hari kalender setelah pertemuan penutupan.
        3. Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Notulensi Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan.
        4. Dalam hal tidak terjadi kesepakatan terhadap hasil VLHH Kayu yang disampaikan oleh Auditor, maka dibuat Berita Acara Pertemuan Penutup oleh Auditor, dan selanjutnya mekanisme diserahkan kepada LPVI.

IV. Pelaporan

    1. Laporan hasil VLHH Kayu dibuat oleh auditor, memuat informasi lengkap dan disajikan secara jelas dan sistematis, sebagai bahan pengambilan keputusan sertifikasi oleh LPVI.
    2. Pembuatan laporan, pengambilan keputusan, penyampaian hasil keputusan VLHH Kayu selambat-lambatnya 35 (tiga puluh lima) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan.
    3. Laporan hasil VLHH Kayu beserta resume (yang memuat hasil, identitas auditi (termasuk koordinat lokasi), analisis kebutuhan dan beban kerja auditor, dan VLHH Kayu yang merupakan ringkasan justifikasi setiap verifier), disajikan dalam bentuk soft copy (format pdf) disampaikan kepada auditi, dan Kementerian melalui Direktur Jenderal serta UPT dan SKPD terkait sebagai bahan pembinaan lebih lanjut. Dalam hal diperlukan, hard copy dapat diminta oleh Kementerian.
    4. Apabila berdasarkan hasil VLHH Kayu auditi dinyatakan “TIDAK LULUS”, LPVI menyampaikan:
        1. Hasil VLHH Kayu secara khusus mengenai verifier yang “TIDAK MEMENUHI” disertai dengan fakta yang ditemukan di lapangan kepada Direktur Jenderal dalam bentuk hard copy dan/atau soft copy (format pdf) sebagai bahan evaluasi.
        2. Resume pengumuman publik di laman LPVI dan SILK yang menginformasikan Prinsip pada standar Legalitas yang tidak memenuhi.
    5. Laporan sebagaimana huruf c di atas, diterima selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.
    6. Dalam hal VLHH Kayu “TIDAK MEMENUHI”, Direktur menginformasikan kepada instansi teknis atau UPT untuk menindaklanjutinya. Hasil pelaksanaan tindak lanjut tersebut akan dilaporkan kembali ke Direktur Jenderal.

V. Pengambilan Keputusan

    1. Proses pengambilan keputusan dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang berstatus personil tetap LPVI berdasarkan laporan auditor. Dalam hal diperlukan, Pengambil Keputusan dapat didampingi personil yang memahami substansi VLHH Kayu, dan bukan berasal dari auditor yang bersangkutan.
    2. Auditi dinyatakan “LULUS” VLHH Kayu apabila seluruh norma penilaian untuk setiap verifier yang applicable pada standar Legalitas dinilai “Memenuhi”. Dalam hal auditi yang pada saat dilakukan VLHH Kayu terdapat verifier (yang tidak terkait dengan bahan baku atau penerimaan kayu atau produk kayu), yang masih sedang dalam proses pengurusan, dinyatakan “LULUS”.
    3. LPVI menerbitkan S-Legalitas bagi auditi yang dinyatakan “LULUS” VLHH Kayu, dan membuat kontrak sub lisensi penggunaan Tanda SVLK dengan auditi.
    4. Dalam hal auditi diputuskan “TIDAK LULUS” VLHH Kayu, LPVI menyampaikan laporan hasil keputusan kepada auditi untuk memberi kesempatan kepada auditi mengajukan banding atas hasil keputusan dimaksud.
    5. Auditi diberi waktu untuk menyampaikan banding atas hasil keputusan VLHH Kayu paling lama 14 (empat belas) hari kalender terhitung sejak penyampaian hasil keputusan VLHH Kayu diterima.
    6. Dalam hal tidak terdapat banding, hasil keputusan VLHH Kayu diumumkan paling lama 49 (empat puluh sembilan) hari kalender sejak dilakukan pertemuan penutupan.
    7. Dalam hal terdapat banding, penyelesaian dan keputusan banding dilaksanakan paling lama 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak diterimanya banding, dan hasil keputusan VLHH Kayu diumumkan paling lama 7 (tujuh) hari kalender sejak keputusan banding diterbitkan.
    8. Pengumuman hasil keputusan VLHH Kayu disertai dengan resume hasil VLHH Kayu dilakukan melalui laman LPVI dan SILK.

VI. Penerbitan Sertifikat

    1. S-Legalitas diberikan kepada auditi yang dinyatakan “LULUS” VLHH Kayu, dengan masa berlaku sertifikat berdasarkan sumber bahan baku yang digunakan sebagaimana tabel di bawah:
    2. Dalam hal penilikan dilakukan kurang dari waktu sebagaimana tabel pada huruf E.1., berdasarkan perintah atau persetujuan dari kementerian.
    3. S-Legalitas sekurang-kurangnya berisi nama auditi, informasi jenis sertifikasi (secara individu), lokasi, nomor perizinan berusaha, jenis produksi, kapasitas produksi, nama LPVI berikut logonya, alamat LPVI, Logo KAN, tanggal penerbitan, masa berlaku dan nomor sertifikat, dan referensi standar Legalitas, yang dituangkan dalam barcode.
    4. S-Legalitas bagi kelompok pemegang PBPHH, PB untuk kegiatan Usaha Industri, dan/atau TPT-KB berisi nama kelompok dan nama masing-masing anggota, ruang lingkup perizinan masing-masing anggota, lokasi, nama LPVI berikut logonya, alamat LPVI, Logo KAN, tanggal penerbitan, masa berlaku dan nomor sertifikat, serta referensi standar Legalitas, yang dituangkan dalam barcode. Nama anggota kelompok, nomor Perizinan Berusaha, jenis produksi, kapasitas produksi dicantumkan pada lampiran lembar sertifikat yang merupakan satu kesatuan tidak terpisahkan dengan sertifikat. Dalam hal diperlukan, dapat diterbitkan sertifikat atas nama kelompok dengan mencantumkan nama anggota.

NO PEMEGANG IJIN SUMBER BAHAN BAKU MASA BERLAKU SERTIFIKAT PERIODE PENILIKAN
1. PBPHH dan PB Untuk Kegiatan Usaha Industri Terdapat - Kayu hasil Hutan Alam- hasil budidaya dari hutan negara dan/atau- kayu yang masuk dalamdaftar CITES 6 Tahun 12 Bulan
2. PBPHH dan PB Untuk Kegiatan Usaha Industri Seluruhnya kayu dan/atau turunannya:- kayu budidaya hutan hak,- kayu impor,- kayu bongkaran bangunan, dan/atau - kayu daur ulang 6 Tahun 12 Bulan
3. TPT-KB Terdapat kayu hasil Hutan Alam dan/atau hasil budidaya dari hutan negara 6 Tahun 12 Bulan
4. TPT-KB Kayu budidaya dari hutan hak 6 Tahun 36 Bulan
5. EKSPORTIR Produk memiliki S-PHL/S-Legalitas/Deklarasi hasil hutan secara mandiri 6 Tahun 12 Bulan
6. IMPORTIR Kayu impor dan turunannya 6 Tahun 24 Bulan

Image



TATA CARA VLHH KAYU


I. PBPH

    1. Verifikasi dilakukan terhadap dokumen untuk kurun waktu 12 (dua belas) bulan terakhir.
    2. Dalam hal PBPHH menggunakan bahan baku seluruhnya berasal dari hutan hak budidaya, verifikasi dilakukan untuk 3 (tiga) bulan terakhir.
    3. Pemegang PBPHH yang memiliki izin baru atau telah memiliki izin dan aktif beroperasi kembali namun belum memiliki persediaan bahan baku, tidak dapat disertifikasi.
    4. Pemegang PBPHH yang memiliki izin baru tetapi sudah memiliki persediaan bahan baku sebelum izin diberikan, maka:
        1. VLHH Kayu dilakukan terhadap kebenaran dokumen angkutan dengan fisik kayu
        2. Persediaan bahan baku tersebut dijadikan sebagai persediaan awal berdasarkan stock opname oleh instansi berwenang
    5. Dalam hal pemegang PBPHH pernah mendapatkan S-Legalitas, maka LPVI harus:
        1. memastikan bahwa status sertifikat auditi tidak dalam status dibekukan/dicabut karena ketidaksesuaian terhadap standar.
        2. melakukan pengecekan terhadap history Non Conformity Report (NCR) atau laporan ketidaksesuaian dari LPVI sebelumnya, melalui:
          1. pengecekan data ke SILK/LPVI terkait sebelum kontrak dilakukan,
          2. pengecekan NCR yang pernah terjadi dari LPVI sebelumnya.
    6. Penelusuran asal bahan baku yang berasal dari hutan hak dilakukan dengan cara mengkonfirmasi kepada pemasok melalui surat dan/atau verifikasi langsung ke pemasoknya.
    7. Dalam hal calon auditi yang dalam proses produksinya melalui penjasaan produksi dengan pemegang Perizinan Berusaha lain, maka dilakukan verifikasi proses produksi pada pemegang Perizinan Berusaha tersebut.
    8. Dalam hal calon auditi yang dalam proses produksinyamenggunakan bahan baku yang berasal dari kayu lelang:
        1. seluruh bahan baku yang berasal dari kayu lelang harus dipisahkan dan dipastikan hasil olahannya tidak diekspor/diberi Tanda SVLK;
        2. dilengkapi dengan dokumen Surat Angkutan Lelang (SAL) atau Nota Angkutan lanjutan hasil lelang, dengan disertai Risalah Lelang.
        3. terhadap produksi dari kayu lelang dimaksud harus dipisahkan.
        4. Auditi tidak diperbolehkan menggunakan tanda SVLK dan tidak diperbolehkan mengajukan permohonan Dokumen V-Legal terhadap hasil produksi dari bahan baku kayu lelang.
        5. LPVI tidak diperbolehkan menerbitkan Dokumen V Legal terhadap hasil produksi dari bahan baku kayu lelang
        6. Dalam hal auditi menerima kayu yang berasal dari kayu lelang setelah penerbitan S-Legalitas, maka auditi wajib segera melaporkannya kepada LPVI selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak penerimaan kayu, untuk selanjutnya dilakukan audit khusus.
    9. Calon auditi hanya melakukan ekspor produk hasil produksinya sendiri dan/atau hasil produksi sebagaimana huruf g di atas.

II. PB Untuk Kegiatan Usaha Industri

    1. Terhadap PB untuk kegiatan Usaha Industri kategori besar dan PB untuk kegiatan Usaha Industri kategori menengah VLHH Kayu dilakukan terhadap dokumen untuk kurun waktu 12 (dua belas) bulan terakhir dengan menggunakan standar Legalitas terkait.
    2. Pemegang PB untuk kegiatan Usaha Industri yang memiliki izin baru atau telah memiliki izin dan aktif beroperasi kembali namun belum memiliki persediaan bahan baku, tidak dapat disertifikasi.
    3. Pemegang PB untuk kegiatan Usaha Industri yang memiliki izin baru tetapi sudah memiliki persediaan bahan baku sebelum izin diberikan, maka:
        1. VLHH Kayu dilakukan terhadap kebenaran dokumen angkutan dengan fisik kayu
        2. Persediaan bahan baku tersebut dijadikan sebagai persediaan awal berdasarkan stock opname oleh instansi berwenang
    4. Terhadap PB untuk kegiatan Usaha Industri kategori kecil VLHH Kayu pertama dilakukan terhadap dokumen sejak PB diterbitkan atau untuk kurun waktu 3 (tiga) bulan terakhir dengan menggunakan standar Legalitas terkait.
    5. Dalam hal pemegang PB untuk kegiatan Usaha Industri pernah mendapatkan S-Legalitas, maka LPVI harus:
        1. memastikan bahwa status sertifikat auditi tidak dalam status dibekukan/dicabut karena ketidaksesuaian terhadap standar.
        2. melakukan pengecekan terhadap history Non Conformity Report (NCR) atau laporan ketidaksesuaian dari LPVI sebelumnya, melalui:
          1. pengecekan data ke SILK/LPVI terkait sebelum kontrak dilakukan,
          2. pengecekan NCR yang pernah terjadi dari LPVI sebelumnya.
    6. Penelusuran asal bahan baku yang berasal dari hutan hak dilakukan dengan cara mengkonfirmasi kepada pemasok melalui surat dan/atau verifikasi langsung ke pemasoknya.
    7. Dalam hal calon auditi yang dalam proses produksinya melalui penjasaan produksi dengan pemegang Perizinan Berusaha lain, maka dilakukan verifikasi proses produksi pada pemegang Perizinan Berusaha lain tersebut.
    8. Dalam hal calon auditi yang dalam proses produksinya menggunakan bahan baku yang berasal dari kayu lelang:
        1. seluruh bahan baku yang berasal dari kayu lelang harus dipisahkan dan dipastikan hasil olahannya tidak diekspor/diberi Tanda SVLK;
        2. dilengkapi dengan dokumen Surat Angkutan Lelang (SAL) atau Nota Angkutan lanjutan hasil lelang, dengan disertai Risalah Lelang.
        3. terhadap produksi dari kayu lelang dimaksud harus dipisahkan.
        4. Auditi tidak diperbolehkan menggunakan tanda SVLK dan tidak diperbolehkan mengajukan permohonan Dokumen V-Legal terhadap hasil produksi dari bahan baku kayu lelang.
        5. LPVI tidak diperbolehkan menerbitkan Dokumen V Legal terhadap hasil produksi dari bahan baku kayu lelang
        6. Dalam hal auditi menerima kayu yang berasal dari kayu lelang setelah penerbitan S-Legalitas, maka auditi wajib segera melaporkannya kepada LPVI selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak penerimaan kayu, untuk selanjutnya dilakukan audit khusus.
    9. Calon auditi hanya melakukan ekspor produk hasil produksinya sendiri dan/atau hasil produksi sebagaimana huruf g di atas.
    10. Dalam hal terdapat kayu olahan dari pedagang dan/atau toko, LPVI perlu memastikan bahan baku yang masuk ke PB untuk kegiatan Usaha Industri berasal dari sumber/supplier ber-SLK.

III. TPT-KB

    1. VLHH Kayu pertama dilakukan terhadap dokumen sejak izin diterbitkan atau untuk kurun waktu 3 (tiga) bulan terakhir dengan menggunakan standar Legalitas terkait.
    2. Dalam hal TPT-KB sudah pernah mendapatkan S Legalitas, maka LPVI harus:
        1. memastikan bahwa status sertifikat auditi tidak dalam status dibekukan/dicabut karena ketidaksesuaian terhadap standar.
        2. melakukan pengecekan terhadap history Non Conformity Report (NCR) atau laporan ketidaksesuaian dari LPVI sebelumnya, melalui:
          1. pengecekan data ke SILK/LPVI terkait sebelum kontrak dilakukan,
          2. pengecekan NCR yang pernah terjadi dari LPVI sebelumnya.
    3. Penelusuran asal kayu bulat yang berasal dari hutan hak dilakukan dengan cara mengkonfirmasi kepada pemasok melalui surat dan/atau verifikasi langsung ke pemasoknya.
    4. Dalam hal calon auditi menerima kayu bulat yang berasal dari kayu lelang:
        1. seluruh kayu bulat yang berasal dari kayu lelang harus dipisahkan;
        2. dilengkapi dengan dokumen Surat Angkutan Lelang (SAL) atau Nota Angkutan lanjutan hasil lelang, dengan disertai Risalah Lelang.
        3. Auditi tidak diperbolehkan menggunakan tanda SVLK.
        4. Dalam hal auditi menerima kayu yang berasal dari kayu lelang setelah penerbitan S-Legalitas, maka auditi wajib segera melaporkannya kepada LPVI selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak penerimaan kayu, untuk selanjutnya dilakukan audit khusus.
    5. Penelusuran asal kayu bulat yang diimpor dilakukan dengan cara melakukan pengecekan kesesuaian antara S Legalitas atau Deklarasi hasil hutan secara mandiri dibandingkan dengan Rekomendasi Impor, Deklarasi Impor dan hasil pelaksanaan uji tuntas.
    6. TPT-KB yang seluruh kayunya dari hasil tanaman budidaya hutan hak dan/atau Hak Pengelolaan dapat mengajukan VLHH Kayu secara kelompok (group certification).

IV. EKSPORTIR

    1. VLHH Kayu pertama dilakukan terhadap dokumen sejak izin diterbitkan atau untuk kurun waktu 3 (tiga) bulan terakhir dengan menggunakan standar Legalitas terkait.
    2. Dalam hal Eksportir sudah pernah mendapatkan S Legalitas, maka LPVI harus:
        1. memastikan bahwa status sertifikat auditi tidak dalam status dibekukan/dicabut karena ketidaksesuaian terhadap standar.
        2. melakukan pengecekan terhadap history Non Conformity Report (NCR) atau laporan ketidaksesuaian dari LPVI sebelumnya, melalui:
          1. pengecekan data ke SILK/LPVI terkait sebelum kontrak dilakukan,
          2. pengecekan NCR yang pernah terjadi dari LPVI sebelumnya.
    3. VLHH Kayu dilakukan terhadap Eksportir yang melakukan ekspor, menerima produk dari PBPHH atau PB untuk kegiatan Usaha Industri yang memiliki S-Legalitasdan/atau Deklarasi Hasil Hutan Secara Mandiri.
    4. Verifikasi dilakukan terhadap kontrak kerjasama dengan pemasok dan riwayat rekaman kerjasama yang dimiliki.
    5. Verifikasi dilakukan terhadap Purchase Order (PO) dari buyer dan PO harus dilampirkan saat permohonan penerbitan Dokumen V-Legal.
    6. Pada saat permohonan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT, auditi wajib mengirimkan foto dengan geotagging lokasi stuffing barang yang akan diekspor kepada LPVI terkait.
    7. Eksportir tidak diperbolehkan mengajukan permohonan Dokumen V-Legal untuk produk yang berasal dari kayu lelang.
    8. Dalam hal terdapat pemasok baru yang belum terdaftardalam daftar pemasok yang telah diverifikasi saat audit, maka LPVI harus melakukan verifikasi terlebih dahulu sebelum menambah daftar pemasok. Apabila diperlukan dapat dilakukan audit khusus untuk pemasok yang menggunakan kayu selain dari kayu budidaya.
    9. LPVI tidak diperbolehkan menerbitkan Dokumen V-Legal terhadap produk yang berasal dari kayu lelang.
    10. Dalam hal penilikan atau re-sertifikasi atau transfer sertifikasi, VLHH Kayu dilakukan terhadap dokumen pada auditi sejak pelaksanaan audit terakhir.

V. IMPORTIR

    1. VLHH Kayu pertama dilakukan terhadap dokumen sejak izin diterbitkan atau untuk kurun waktu 3 (tiga) bulan terakhir dengan menggunakan standar Legalitas terkait.
    2. Dalam hal Importir sudah pernah mendapatkan S Legalitas, maka LPVI harus:
        1. memastikan bahwa status sertifikat auditi tidak dalam status dibekukan/dicabut karena ketidaksesuaian terhadap standar.
        2. melakukan pengecekan terhadap history Non Conformity Report (NCR) atau laporan ketidaksesuaian dari LPVI sebelumnya, melalui:
          1. pengecekan data ke SILK/LPVI terkait sebelum kontrak dilakukan,
          2. pengecekan NCR yang pernah terjadi dari LPVI sebelumnya.
    3. VLHH Kayu dilakukan terhadap Importir yang melakukan impor untuk produk kehutanan;
    4. Verifikasi dilakukan terhadap kontrak kerjasama dengan pemasok dan riwayat rekaman kerjasama yang dimiliki.
    5. Dalam hal penilikan atau re-sertifikasi atau transfer sertifikasi, verifikasi dilakukan terhadap dokumen pada auditi sejak pelaksanaan audit terakhir.

VI. VLHH KAYU SECARA BERKELOMPOK

    1. VLHH Kayu dilakukan secara sensus terhadap seluruh anggota kelompok.
    2. Verifikasi dilakukan dengan standar VLHH Kayu sesuai ruang lingkup masing-masing anggotanya.
    3. Memiliki bukti pembentukan kelompok.
    4. Memiliki kepengurusan kelompok.
    5. Memelihara seluruh dokumen yang mencakup persyaratan yang ada di dalam standar Legalitas, antara lain: nama izin, NIB, kapasitas/investasi dan informasi setiap anggota.
    6. Apabila terdapat satu atau lebih anggota yang dinyatakan tidak memenuhi, maka anggota tersebut dikeluarkan dari keanggotaan kelompok oleh pengurus kelompok.
    7. Kewajiban VLHH Kayu secara berkelompok:
        1. Diverifikasi secara sensus terhadap seluruh anggota kelompok.
        2. Memiliki dokumen kesepakatan tentang pembentukan kelompok yang bermeterai.
        3. Memelihara seluruh dokumen yang mencakup persyaratan yang ada di dalam Standar Legalitas, antara lain: nama dan informasi setiap anggota serta dokumen terkait lainnya.
    8. LPVI hanya memberikan sertifikat terhadap anggota yang “memenuhi”, dan dibuat daftar anggota kelompok baru.
    9. Dalam hal terdapat perubahan/penambahan anggota kelompok, dapat dilakukan setelah proses audit khusus atau penilikan berikutnya.

VI. VLHH KAYU MULTI LOKASI

    1. Auditi wajib memiliki satu entitas legalitas untuk beberapa lokasi pengolahan dan/atau gudang.
    2. Dalam hal hasil audit terdapat satu atau lebih lokasi auditi yang dinyatakan “tidak memenuhi”, maka LPVI tidak dapat menerbitkan S-Legalitas.
    3. Verifikasi dilakukan terhadap dokumen dan bukti implementasi di lapangan dengan menggunakan metode sensus dan/atau sampling yang memenuhi kaidah statistik.
    4. Dalam hal PBPHH, pengukuran dilakukan oleh petugas Auditi yang berkualifikasi pengukuran dan pengujian didampingi oleh Auditor LPVI.
    5. Dalam hal auditi memiliki gudang yang berada pada lokasi berbeda, LPVI harus melakukan verifikasi terhadap lokasi gudang tersebut.



PENILIKAN VLHH KAYU


G. Penilikan

  1. Penilikan dilakukan selama masa berlaku S-Legalitas.
  2. LPVI mempublikasikan rencana penilikan di laman LPVI dan SILK paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sebelum pelaksanaan.
  3. Verifikasi dan observasi lapangan dilakukan paling lama 10 (sepuluh) hari kalender, dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan.
  4. Keputusan hasil penilikan dapat berupa kelanjutan, pembekuan atau pencabutan S-Legalitas.
  5. Pengambilan keputusan Penilikan dilaksanakan paling lama 21 (duapuluh satu) hari kalender sejak pertemuan penutupan.
  6. Hasil penilikan dilengkapi resume hasil, identitas auditi, analisis kebutuhan dan beban kerja auditor, dan VLHH Kayu yang merupakan ringkasan justifikasi setiap verifier disampaikan kepada Direktur Jenderal.
  7. LPVI mempublikasikan keputusan dan resume hasil penilikan di laman LPVI dan laman SILK paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak pengambilan keputusan.
  8. Penilikan dapat dipercepat sehubungan dengan perubahan ruang lingkup auditi.
  9. Pelaksanaan penilikan terhadap auditi berkelompok dan multilokasi dilakukan mengikuti pedoman sertifikasi sebagaimana diatur dalam angka 4.b dan 4.c.



RESERTIFIKASI VLHH KAYU


F. Re-Sertifikasi

  1. Paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku S Legalitas, auditi mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada LPVI.
  2. Tata cara pelaksanaan re-sertifikasi mengikuti Pedoman Pelaksanaan VLHH Kayu;
  3. Terhadap kepemilikan S-Legalitas yang diperoleh secara kelompok (group certification), VLHH Kayu pada proses re-sertifikasi dilakukan sesuai ketentuan pada sertifikasi awal.
  4. Keputusan hasil re-sertifikasi ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku S-Legalitas.



AUDIT KHUSUS VLHH KAYU


H. Audit Khusus

    1. Pelaksanaan audit khusus atau disebut juga dengan audit tiba-tiba dilakukan untuk memverifikasi kembali:
        1. Ketidaksesuaian terhadap pemenuhan standar legalitas yang dilakukan oleh auditi, berdasarkan keluhan yang disampaikan PI atau hasil monitoring yang dilakukan oleh instansi pemerintah setelah dilakukan VLHH Kayu oleh LPVI;
        2. Pemenuhan standar legalitas sebagai tindak lanjut terhadap auditi yang dibekukan sertifikasinya;
        3. Apabila terjadi perubahan yang signifikan yang mempengaruhi keberlangsungan pemenuhan legalitas usaha, antara lain perubahan ruang lingkup; dan/atau
        4. Apabila auditi menerima kayu yang berasal dari hasil lelang setelah penerbitan S-Legalitas.
        5. Atas permintaan auditi.
    2. Sebelum melakukan audit khusus, LPVI mengkonfirmasikan waktu pelaksanaan audit khusus kepada auditi.



PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN S-LEGALITAS


I. Pembekuan dan Pencabutan S-Legalitas

    1. S-Legalitas dibekukan apabila:
        1. Pemegang S-Legalitas tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai tata waktu yang ditetapkan dan/atau audit khusus sesuai prosedur LPVI; dan/atau
        2. Terdapat temuan ketidaksesuaian sebagai hasil audit khusus.
    2. 2. S-Legalitas dicabut apabila:
        1. Pemegang S-Legalitas tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 3 (tiga) bulan sejak penetapan pembekuan sertifikat;
        2. Secara hukum terbukti membeli dan/atau menerima dan/atau menyimpan dan/atau mengolah dan/atau menjual kayu ilegal; c. Auditi kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau legalitas usaha dicabut;
        3. Pemegang S-Legalitas tidak memenuhi ketidaksesuaian setelah 3 (tiga) bulan sejak penetapan pembekuan sertifikat; dan/atau
        4. Atas permintaan auditi.
    3. LPVI wajib melaporkan hasil keputusan pembekuan atau pencabutan dengan menginformasikan penyebab pembekuan atau pencabutan tersebut pada surat kepada Dirjen.



TRANSFER SERTIFIKASI


I. Transfer Sertifikasi Atas Permintaan Pemegang S-Legalitas (Auditi)

  • a. Permintaan dari pemegang S-Legalitas:
      1. Transfer sertifikat dilakukan bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
      2. Pemegang S-Legalitas harus menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi.
      3. Pemegang S-Legalitas mengajukan surat permohonan transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, Kepala Dinas Provinsi, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
      4. Transfer sertifikat tidak dapat dilaksanakan oleh pemegang S Legalitas yang sertifikatnya dibekukan atau memiliki ketidaksesuaian yang belum dipenuhi.
      5. Wakil Manajemen ASF akan berkoordinasi melalui surat dengan LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikat.
      6. Jawaban surat permintaan koordinasi melalui surat dari LPVI penerbit Sertifikat akan ditunggu selambat lambatnya 2 x 24 jam.
      7. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-Legalitas.
      8. ASF akan menyusun dan didokumentasikan alasan justifikasi dalam hal transfer sertifikasi tidak memerlukan audit lapangan.
      9. Apabila ASF tidak mendapatkan informasi hasil audit yang memadai dari LPVI penerbit sertifikat atau auditi, maka akan dilakukan audit lapangan.
      10. Kajian transfer sertifikasi yang akan didokumentasikan akan mencakup hal-hal sebagai berikut:
          1. Kesesuaian lingkup akreditasi ASF dengan kegiatan Pemegang S-Legalitas yang mengajukan transfer sertifikat.
          2. Memastikan kepada LPVI penerbit bahwa pemindahan sertifikat bukan dilakukan karena adanya ketidaksesuaian atau pembekuan dan pencabutan sertifikat.
          3. ASF akan menolak permohonan jika alasan transfer sertifikat karena adanya ketidaksesuaian atau pembekuan dan pencabutan sertifikat.
          4. Validitas sertifikasi dan lingkup sertifikasi yang akan dipindahkan.
          5. Laporan audit awal/re-sertifikasi, laporan audit penilikan, catatan proses sertifikasi atau checklist audit, termasuk ketidaksesuaian yang masih belum ditutup oleh LPVI sebelumnya a(jika ada).
          6. Auditi pemohon transfer sertifikat akan dianggap sebagai pemohon sertifikasi baru, apabila :
              1. Tidak tersedia informasi Laporan audit awal/re-sertifikasi, laporan audit penilikan, catatan proses sertifikasi atau checklist audit.
              2. Terdapat keraguan atas sertifikasi yang ada.
              3. Telah melewati batas waktu pelaksanaan penilikan yang ditentukan.
          7. Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
          8. Tahapan siklus sertifikasi.
          9. Informasi mengenai kepatuhan hukum auditi.
      11. Ketidaksesuaian yang masih ada, apabila memungkinkan harus ditutup oleh LPVI penerbit sertifikasi asal sebelum sertifikasi dipindahkan. Apabila tidak dapat maka ASF akan memastikan bahwa ketidaksesuaian tersebut dapat ditutup.
      12. Apabila hasil kajian menunjukkan tidak terdapat ketidaksesuaian dan potensi masalah ASF akan menerbitkan sertifikat dengan mengikuti aturan keputusan sertifikasi normal.
      13. Program penilikan berikutnya mengacu pada jadwal penilikan seperti sertifikasi asalnya.
      14. Keputusan transfer sertifikasi akan dijelaskan dijelaskan kepada Pemegang S-Legalitas. Justifikasi keputusan akan didokumentasikan dan rekaman dijaga.
      15. ASF akan melaporkan secara tertulis kepada Direktur dengan tembusan KAN mengenai transfer sertifikat disertai dengan alasannya dan dilampiri dengan surat pernyataan dan copy surat perjanjian kontrak dengan auditi, paling lama 6 (enam) hari kerja terhitung sejak tanggal surat perjanjian kontrak ditandatangani.
      16. ASF akan mempublikasikan keputusan transfer sertifikat di www.almasentra.com dan laman SILK paling lama 7 (tujuh) hari kalender setelah LPVI penerima memutuskan menerima transfer sertifikat.
      17. LPVI penerbit sertifikasi asal wajib untuk menghapus S Legalitas yang telah ditransfer ke ASF yang dalam hal ini sebagai LPVI penerima.
      18. Direktur akan melakukan pengecekan terhadap proses transfer S-Legalitas pada saat observasi ke LPVI penerima.
      19. KAN akan melakukan pengecekan terhadap proses transfer S Legalitas pada saat assessment ke LPVI penerima.
      20. Apabila di kemudian hari terbukti transfer sertifikat dilakukan berdasarkan persaingan tidak sehat atau tidak terjaga integritas dan kredibilitas sertifikasi, maka Direktur menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPVI penerima transfer sertifikat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan mekanisme yang berlaku di KAN.
  • b. LPVI Dicabut Akreditasinya

    • II. Transfer Sertifikasi Karena PVI Dicabut Akreditasinya

      1. LPVI yang dicabut akreditasinya berkewajiban untuk mentransfer S-Legalitas yang telah diterbitkan kepada LPVI terakreditasi dan telah ditetapkan oleh Kementerian sesuai dengan lingkup akreditasinya, persetujuan LPVI penerima sertifikasi dan Pemegang S-Legalitas melalui surat.
      2. Transfer S-Legalitas sebagaimana angka 1) dilakukan dalam jangka waktu maksimal 40 (empat puluh) hari kalender sejak habis masa akreditasi LPVI.
      3. LPVI wajib melaporkan bukti transfer S-Legalitas yang dilaksanakan kepada Kementerian dan KAN selambat lambatnya 3 (tiga) hari kalender sejak jangka waktu maksimal sebagaimana dimaksud pada angka 2).
      4. Selama dalam proses transfer sertifikasi, S-Legalitas tetap berlaku sesuai dengan masa berlakunya.
      5. Dalam hal LPVI yang dicabut akreditasinya tidak melaksanakan transfer sertifikasi sebagaimana angka 1) dan 2), LPVI wajib membayar biaya sertifikasi baru dari pemegang S-Legalitas yang diterbitkannya.
      6. Personil yang kompeten dan berwenang pada LPVI penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personil yang berwenang pada LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi melalui surat. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-Legalitas.
      7. LPVI penerbit Sertifikat harus menjawab koordinasi dari LPVI penerima transfer sertifikat melalui surat, selambat lambatnya 2 x 24 jam.
      8. Transfer sertifikat diajukan oleh LPVI yang dicabut akreditasinya kepada LPVI lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
      9. Tata cara selanjutnya mengikuti ketentuan 2.a.4) sampai dengan ketentuan 2.a.18).
      10. S-Legalitas yang sedang dibekukan tidak dapat ditransfer ke LPVI lainnya.
      11. Transfer S-Legalitas karena pencabutan akreditasi LPVI dibebankan kepada LPVI yang dicabut akreditasinya.
  • c. LPVI habis masa berlaku akreditasinya

    • III. Transfer Sertifikasi Karena Masa Berlaku Akreditasi LPVI Habis

      1. LPVI yang telah habis masa berlaku akreditasinya wajib untuk mentransfer S-Legalitas yang telah diterbitkan kepada LPVI terakreditasi dan telah ditetapkan oleh Kementerian sesuai dengan lingkup akreditasinya, dengan persetujuan LPVI penerima sertifikasi dan Pemegang S-Legalitas melalui surat.
      2. Transfer S-Legalitas sebagaimana angka 1) dilakukan dalam jangka waktu maksimal 40 (empat puluh) hari kalender sejak habis masa akreditasi LPVI.
      3. LPVI wajib melaporkan bukti transfer S-Legalitas yang dilaksanakan kepada Kementerian dan KAN selambat lambatnya 3 (tiga) hari kalender sejak jangka waktu maksimal sebagaimana dimaksud pada angka 2).
      4. S-Legalitas tetap berlaku sesuai dengan masa berlakunya selama proses transfer sertifikasi.
      5. Dalam hal LPVI yang berakhir akreditasinya tidak melaksanakan transfer sertifikasi sebagaimana angka 1) dan 2), LPVI wajib membayar biaya sertifikasi baru dari pemegang S-Legalitas yang diterbitkannya.
      6. Personil yang kompeten dan berwenang pada LPVI penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personil yang berwenang pada LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-Legalitas.
      7. Dalam hal tidak adanya persetujuan dari calon LPVI penerima sertifikasi, maka diajukan sebagai sertifikasi awal.
      8. Transfer sertifikat diajukan oleh LPVI yang berakhir akreditasinya kepada LPVI lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
      9. Tata cara selanjutnya mengikuti ketentuan 2.a.4) sampai dengan ketentuan 2.a.18).


    1. S-Legalitas yang sedang dibekukan tidak dapat ditransfer ke LPVI lainnya. Dalam hal LPVI dicabut atau berakhir akreditasinya, S Legalitas yang sedang dibekukan otomatis berakhir dan dapat mengajukan sertifikasi awal kepada LPVI yang lain.
    2. Segala biaya yang menyertai transfer S-Legalitas karena permintaan Pemegang S-Legalitas dibebankan kepada Pemegang S-Legalitas, :




    

    SERTIFIKASI VLHH KAYU


    NO AKTIFITAS AUDIT DURASI TIME LINE
    I. AUDIT TAHAP I
    1. Permintaan Dokumen Awal 1 H-18
    2. Kajian Dokumen 3 H-(18 sd 15)
    3. Keputusan Audit Tahap I 1 H-14
    4. Penyusunan Audit Plan 1 H-14

    Web versi mobile
    Image
    Image
    Image
    Image
    Image
    Image

    Adress

    Head Office :
    Jl. Pejaten Raya 12 B, Pejaten Barat, Ps Minggu,
    JAKARTA SELATAN 12510
    Operational Office :
    Royal Spring Business Park 10,
    Jl. Ragunan Raya 29 A, Jati Padang, Ps Minggu
    JAKARTA SELATAN. 12540
    Representatif Office :
    Jl. Soekarno - Hatta No 49
    Desa Senenan, Kec.Tahunan, JEPARA

    Marketing

    Services

    Certification VLHH HILIR :
    - Perijinan Berusaha Pengolahan HHK
    - Perijinan Berusaha Kegiatan Industri,
    - TPT-KB ; Eksportir ; Importir
    Certification VLHH HULU :
    - PBPH dan Hak Pengelolaan
    - PKKNK ; Hutan Hak ; Perhutanan Sosial
    Certification PHL :
    - PBPH dan Hak Pengelolaan
    Penerbitan V-Legal/Lisensi FLEGT

    V-Legal

    Contact

    Office : 021-78838341-42
    Fax : 021-78838339
    MR : 0852-2812-0629
    Marketing : 0878-2064-7044
    V-Legal : 0812-1078-6099

    almasen@almasentra.com
    Maps

    © Almasentra. All Rights Reserved.